As regras básicas para escrituração de operações sujeitas à substituição tributária estão previstas nacionalmente no Ajuste Sinief 4/93. Entretanto muitos Estados preveem procedimentos distintos em suas legislações internas, que devem ser consideradas. A forma de escrituração que analisaremos a seguir é a prevista no Ajuste Sinief 4/93. Também devem ser levados em consideração os lançamentos a serem feitos no Sped fiscal e os respectivos registros a serem informados e exigidos por estado.
12.1. ESCRITURAÇÃO DO SUBSTITUTO
Nas operações com retenção do ICMS ou nas entradas de mercadoria decorrentes de devolução de vendas efetuadas com retenção do imposto, o substituto tributário escriturará os correspondentes documentos fiscais conforme a seguir:
12.1.1. LIVRO REGISTRO DE SAÍDA
1) Utilizará as colunas próprias e lançará os dados relativos à sua operação;
2) No caso de contribuinte que utilize o sistema eletrônico de processamento de dados, os valores relativos ao ICMS retido e à respectiva base de cálculo devem ser lançados na linha abaixo do lançamento da operação própria, sob o título comum "Substituição Tributária" ou o código "ST". Se não utilizar sistema eletrônico de processamento de dados os valores do ICMS retido e da respectiva base de cálculo da retenção devem ser lançados na coluna "Observações" na mesma linha do lançamento das operações próprias, utilizando colunas distintas para tais indicações, sob o título comum "Substituição Tributária",
3) Os valores constantes na coluna relativa ao imposto retido serão totalizados no último dia do período de apuração, para lançamento no Livro Registro de Apuração do ICMS.
4) Os contribuintes enquadrados no Simples Nacional não escrituram o Livro Registro de saídas, tampouco o Livro Registro de Apuração do ICMS e,portanto, o controle do imposto retido deve ser feito à parte da forma estabelecida pelo contribuinte.
Nota COAD: Também devem ser levados em consideração os lançamentos a serem feitos no Sped fiscal e os respectivos registros a serem informados de acordo com a exigência de cada estado.
12.1.2. LIVRO REGISTRO DE ENTRADAS
1) Os lançamentos relativos às entradas devem ocorrer normalmente, considerando os reflexos nas operações próprias do substituto, que pode ser uma empresa tributada normalmente ou enquadrada no Simples nacional, por exemplo. Entretanto, ocorrendo devolução ou retorno de mercadoria que não tenha sido entregue ao destinatário, cuja saída tenha sido com o ICMS retido, o substituto tributário deverá lançar neste livro o documento fiscal relativo à devolução observando o que se segue em especial relativamente ao ICMS ST:
-com utilização das colunas "Operações com Crédito do Imposto", ou "Operações sem Crédito do Imposto” na forma prevista na legislação específica aplicada à tributação do substituto, que pode ser uma empresa tributada normalmente como uma empresa enquadrada no Simples Nacional e neste último caso não aproveita crédito por entrada de mercadoria;
-se o contribuinte utilizar sistema eletrônico de processamento de dados, os valores relativos ao imposto retido e à respectiva base de cálculo da retenção serão lançados na linha abaixo do lançamento da operação própria, sob o título comum "Substituição Tributária" ou o código "ST". Se não utilizar sistema eletrônico de processamento de dados os valores do ICMS retido e da respectiva base de cálculo da retenção relativos à devolução devem ser lançados na coluna "Observações" na mesma linha do lançamento das operações próprias, utilizando colunas distintas para tais indicações, sob o título comum "Substituição Tributária".
2) Os valores constantes na coluna relativa ao imposto retido devem ser totalizados no último dia do período de apuração, para lançamento no Livro Registro de Apuração do ICMS.
3) Os contribuintes enquadrados no Simples Nacional não escrituram o Livro Registro de Apuração do ICMS e portanto o controle do imposto retido deve ser feito à parte da forma estabelecida pelo contribuinte.
Nota COAD: Também devem ser levados em consideração os lançamentos a serem feitos no Sped fiscal e os respctivos registros a serem informados de acordo com a exigência de cada estado.
12.1.3. LIVRO REGISTRO DE APURAÇÃO DO ICMS
1) os valores relativos ao ICMS retido e à sua base de cálculo escriturados no Registro de Saídas devem ser totalizados no último dia do período de apuração para lançamento em folhas separadas, SUBSEQUENTES aquela nas quais escriturar suas próprias operações, a saber:
•Folha para escrituração de retenção em operações internas: Para lançamento nesta folha deve ser utilizado, no que couber, os quadros "Débito do Imposto", "Crédito do Imposto" e "Apuração dos Saldos" devendo lançar:
- o valor do ICMS retido no campo "Por Saídas com Débito do Imposto";
- o valor do ICMS retido informado por seus clientes em devoluções de venda que receber, no campo "Por Entradas com Crédito do Imposto".
•Folha para escrituração de retenção em operações interestaduais: lançar pelos valores totais, detalhando os valores relativos à cada unidade da Federação nos quadros "Entrada" e "Saída", nas colunas "Base de Cálculo" (para base de cálculo do imposto retido), "Imposto Creditado" e "Imposto Debitado" (para imposto retido na saída ou referente às devoluções interestaduais de venda com retenção), identificando a unidade da Federação na coluna "Valores Contábeis").
2) Os contribuintes enquadrados no Simples Nacional não escrituram o Livro Registro de Apuração do ICMS e portanto,o controle do imposto retido deve ser feito à parte, da forma estabelecida pelo contribuinte.
Nota COAD: Também devem ser levados em consideração os lançamentos a serem feitos no Sped fiscal e os respectivos registros a serem informados de acordo com a exigência de cada estado.
12.2. ESCRITURAÇÃO DO SUBSTITUÍDO
Também como regra geral, o contribuinte substituído, ou seja, aquele que sofreu retenção nas aquisições ou que pagou o ICMS ST pela entrada, relativamente às operações com mercadorias recebidas em tais condições, deverá escriturar os livros fiscais conforme a seguir:
Nota COAD: Também devem ser levados em consideração os lançamentos a serem feitos no Sped fiscal e os respctivos registros a serem informados de acordo com a exigência de cada estado.
12.2.1. LIVRO REGISTRO DE ENTRADAS
Utilizar as colunas “Valor Contábil” e "Outras", de "Operações sem Crédito do Imposto. Na escrituração do Livro Registro de Entradas de nota fiscal que acoberte operações interestaduais tributadas e não tributadas, cujas mercadorias estejam sujeitas ao regime de substituição tributária, os valores do imposto retido relativo a tais operações serão lançados, separadamente, na coluna OBSERVAÇÕES, caso não escriture por processamento de dados. Se o contribuinte utilizar sistema eletrônico de processamento de dados, os valores relativos ao imposto retido serão lançados na linha abaixo do lançamento da NF.
12.2.2. LIVRO REGISTRO DE SAÍDAS
Ao realizar saídas posteriores das mercadorias recebidas com o ICMS retido o contribuinte substituído deve utilizar as colunas “Valor Contábil” e "Outras", de "Operações sem Débito do Imposto". Ressaltamos que as empresas enquadradas no Simples Nacional não escrituram este livro e seu controle deve ser feito à parte.
